Błąd w świadectwie pracy. Jak napisać wniosek o sprostowanie

Świadectwo pracy dostaje każdy, kto kończy pracę, i w każdym może być błąd. Masz czternaście dni, żeby złożyć u pracodawcy wniosek o sprostowanie. Pokazujemy, co musi się w nim znaleźć, gdzie go złożyć i jak liczyć termin.

Treści redaguje radca prawny Robert Staszewski

Świadectwo pracy to jeden z niewielu dokumentów, który dostaje absolutnie każdy kończący pracę. I właśnie dlatego błąd w nim potrafi zaboleć dopiero po latach, przy ustalaniu emerytury albo stażu urlopowego u nowego pracodawcy. Zła data, pominięty okres, źle wpisany tryb rozwiązania umowy, to wszystko da się poprawić, ale tylko jeśli zareagujesz w terminie.

Masz na to czternaście dni od dnia, w którym otrzymałeś świadectwo. W tym czasie nie idziesz do sądu ani do inspekcji pracy. Składasz zwykłe pismo u swojego byłego pracodawcy i to on w pierwszej kolejności ma obowiązek błąd naprawić. Dopiero gdy odmówi, w grę wchodzi sąd pracy.

Ten poradnik pokazuje, jak takie pismo napisać i gdzie je złożyć. O tym, ile masz dokładnie czasu i jakich pułapek unikać, oraz o tym, co Ci przysługuje, gdy pracodawca zwleka, piszemy osobno.

Zanim napiszesz, sprawdź, co dokładnie jest źle

Weź świadectwo do ręki i przejrzyj je punkt po punkcie. Najczęstsze błędy to:

• zła data rozpoczęcia lub zakończenia zatrudnienia,
• pominięty okres pracy albo zły wymiar etatu,
• błędnie wpisany tryb rozwiązania umowy, na przykład wypowiedzenie przez pracownika zamiast przez pracodawcę,
• zawyżony lub zaniżony wymiar wykorzystanego urlopu wypoczynkowego,
• brak informacji, które według przepisów w świadectwie znaleźć się powinny, na przykład o okresach nieskładkowych czy o zajęciu wynagrodzenia,
• literówki w danych osobowych, numerze PESEL, nazwie stanowiska.

To ważne, bo we wniosku będziesz musiał napisać nie tylko, że coś jest źle, ale też jak powinno być poprawnie. Im dokładniej to opiszesz, tym szybciej pracodawca poprawi dokument bez zbędnej korespondencji.

Co musi znaleźć się we wniosku

Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy nie ma urzędowego wzoru i nie musi być napisany prawniczym językiem. Musi jednak zawierać kilka rzeczy, bez których pracodawca nie będzie wiedział, o co Ci chodzi.

1. Miejscowość i data sporządzenia pisma.
2. Twoje imię, nazwisko i adres.
3. Dane pracodawcy, czyli pełna nazwa i adres firmy, tak jak na świadectwie.
4. Tytuł: „Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy”.
5. Wskazanie świadectwa, którego dotyczy wniosek, przez podanie jego daty wystawienia.
6. Wyraźne wskazanie, który punkt lub które zdanie jest błędne.
7. Podanie, jak dana informacja powinna brzmieć prawidłowo.
8. Krótkie uzasadnienie i powołanie się na dokumenty, które to potwierdzają.
9. Twój własnoręczny podpis.

W praktyce najlepiej sprawdza się prosty układ: „W świadectwie pracy z dnia ... w punkcie ... wpisano ..., co jest niezgodne ze stanem faktycznym. Wnoszę o sprostowanie tego zapisu w ten sposób, że ...”. Taki jeden akapit na każdy błąd wystarczy.

Co dołączyć

Do wniosku dołącz kopie dokumentów, które potwierdzają Twoją wersję. W zależności od tego, co prostujesz, mogą to być:

• umowa o pracę i aneksy, gdy chodzi o daty, etat albo stanowisko,
• wypowiedzenie lub porozumienie stron, gdy chodzi o tryb rozwiązania umowy,
• rozliczenie urlopu, gdy chodzi o liczbę wykorzystanych dni.

Dołączasz kopie, a nie oryginały. Oryginały zachowaj dla siebie. Nie masz obowiązku niczego udowadniać ponad wszelką wątpliwość, ale dokument w załączniku sprawia, że pracodawca nie ma się z czym spierać i poprawka idzie szybciej.

Jak liczyć czternaście dni

Termin biegnie od dnia, w którym faktycznie otrzymałeś świadectwo, a nie od daty jego wystawienia. To dwie różne rzeczy. Jeśli pracodawca wysłał je pocztą, liczy się dzień, w którym odebrałeś przesyłkę. Jeśli wręczył je osobiście, liczy się ten dzień.

Termin jest krótki, więc nie odkładaj pisma na później. Jeśli zbliża się jego koniec, a nie zdążyłeś jeszcze zebrać wszystkich dokumentów, i tak złóż sam wniosek na czas. Dokumenty możesz dosłać. Ważne, żeby samo żądanie sprostowania dotarło do pracodawcy w ciągu czternastu dni.

Dokładne skutki uchybienia temu terminowi i to, czy da się go odzyskać, omawiamy w osobnym tekście. Tu wystarczy zasada: reaguj od razu, nie czekaj do ostatniego dnia.

Gdzie i jak złożyć wniosek

Wniosek składasz u pracodawcy, czyli w firmie, która świadectwo wystawiła, a nie w sądzie ani w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Masz kilka dróg:

• Zanieść pismo osobiście do sekretariatu lub działu kadr i poprosić o potwierdzenie odbioru na Twojej kopii, z datą i podpisem osoby przyjmującej.
• Wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachować dowód nadania. Liczy się data nadania na poczcie.
• Wysłać drogą elektroniczną, jeśli tak ustaliliście sposób komunikacji, na przykład jeśli świadectwo także dostałeś w formie elektronicznej.

Niezależnie od drogi zawsze zrób i zachowaj kopię pisma oraz dowód, że je złożyłeś. To Twój jedyny dowód na to, że zmieściłeś się w terminie. Bez niego, w razie sporu, będziesz mieć problem z wykazaniem, kiedy wniosek trafił do pracodawcy.

Co dzieje się po złożeniu wniosku

Pracodawca ma określony czas na reakcję. Może wniosek uwzględnić i wtedy wydaje Ci nowe, poprawione świadectwo. Może też odmówić, ale wtedy musi Cię o tym zawiadomić. Dopiero odmowa albo brak reakcji otwiera drogę do sądu pracy, i to również w ściśle określonym terminie.

Nowe świadectwo powinno być kompletne, a nie być tylko notatką o jednej poprawce. Gdy je dostaniesz, sprawdź, czy tym razem wszystko się zgadza i czy przy okazji nie pojawił się nowy błąd. Stare, błędne świadectwo pracodawca powinien od Ciebie odebrać, ale to jego sprawa. Twoja to dopilnowanie, że masz w ręku poprawny dokument.

Gdy w ogóle nie dostałeś świadectwa

Zdarza się, że problemem nie jest błąd, tylko to, że świadectwa nie ma. Pracodawca ma obowiązek wydać je z chwilą ustania stosunku pracy, a jeśli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe od ręki, w krótkim terminie później. To osobna sytuacja od sprostowania. Tu nie prostujesz zapisu, tylko domagasz się wydania dokumentu. Pismo pisze się podobnie, ale zamiast wskazywać błąd, wzywasz do wydania świadectwa i wyznaczasz termin. Jeśli pracodawca dalej milczy, sprawę można skierować do sądu pracy, a naruszenie tego obowiązku bywa też przedmiotem skargi do Państwowej Inspekcji Pracy.

Pytania

Czy wniosek o sprostowanie jest płatny? Nie. Złożenie u pracodawcy wniosku o sprostowanie świadectwa pracy nic nie kosztuje. Płacisz co najwyżej za list polecony, jeśli wybierzesz taką drogę.

Do kogo składam wniosek, do sądu czy do pracodawcy? Najpierw zawsze do pracodawcy. Sąd pracy wchodzi w grę dopiero wtedy, gdy pracodawca odmówi sprostowania albo nie zareaguje. Pominięcie kroku z wnioskiem do pracodawcy może utrudnić sprawę w sądzie.

Od kiedy liczę czternaście dni? Od dnia, w którym faktycznie otrzymałeś świadectwo, a nie od daty jego wystawienia. Jeśli przyszło pocztą, liczy się dzień odbioru przesyłki.

Czy muszę uzasadniać wniosek i dołączać dokumenty? Warto. Formalnie wystarczy wskazać błąd i to, jak powinno być poprawnie, ale kopia umowy czy wypowiedzenia sprawia, że pracodawca nie ma podstaw, by się spierać, i poprawia dokument szybciej.

Co, jeśli błędów jest kilka? Możesz je wszystkie ująć w jednym piśmie. Opisz każdy osobno: który zapis jest zły i jak powinien brzmieć. Nie musisz składać kilku wniosków.

Pracodawca już nie istnieje. Co wtedy? To sytuacja szczególna, bo nie ma komu złożyć wniosku. W grę wchodzi wystąpienie do następcy prawnego firmy, do przechowawcy dokumentacji pracowniczej albo do sądu. Tu warto porozmawiać z prawnikiem, bo droga zależy od tego, co stało się z firmą.

Podstawa prawna

Kodeks pracy: art. 97. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy. Dokładne terminy na reakcję pracodawcy i na skierowanie sprawy do sądu sprawdź w pouczeniu dołączonym do świadectwa oraz w aktualnym brzmieniu przepisów, bo bywają nowelizowane.