Umowa najmu mieszkania. Co musi w niej być i kiedy warto pójść do notariusza

Zwykła umowa najmu daje lokatorowi silną ochronę, a właścicielowi zostawia długą drogę przez sąd. Najem okazjonalny tę drogę skraca, ale tylko wtedy, gdy dopilnujesz aktu notarialnego i zgłoszenia do urzędu skarbowego w ciągu czternastu dni. Wyjaśniamy, co wpisać do umowy, ile może wynosić kaucja i czego właścicielowi robić nie wolno.

Treści redaguje radca prawny Robert Staszewski

Przy wynajmie mieszkania ryzyko nie rozkłada się po równo. Najemca ryzykuje kaucją i dachem nad głową. Właściciel ryzykuje tym, że przez wiele miesięcy będzie utrzymywał kogoś, kto mu nie płaci, i nie zrobi z tym nic poza pójściem do sądu.

Polskie prawo najmu mieszkania jest w dużej mierze prawem ochrony lokatora. Ustawa o ochronie praw lokatorów wyznacza zamknięty katalog przyczyn wypowiedzenia, narzuca terminy i procedury, a wielu jej przepisów nie da się umową wyłączyć. Jeśli obie strony podpiszą coś innego, taki zapis po prostu nie zadziała.

Umowa najmu nie jest więc formalnością. To jedyne narzędzie, jakim dysponujesz, gdy zrobi się nieprzyjemnie.

Forma i czas trwania

Najem nieruchomości na czas dłuższy niż rok wymaga formy pisemnej. Jeśli jej nie zachowasz, umowa nie jest nieważna, ale uznaje się ją za zawartą na czas nieoznaczony. Dla właściciela to skutek dotkliwy, bo umowa bezterminowa oznacza pełną ochronę lokatorską.

Umowę na czas określony wypowiesz tylko w wypadkach, które sam w niej wymienisz (art. 673 par. 3 Kodeksu cywilnego). Klauzula w rodzaju „każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu”, bez wskazania konkretnych powodów, jest bezskuteczna. Potwierdził to Trybunał Konstytucyjny. Trzeba wyliczyć przypadki: podnajem bez zgody, dewastacja, zakłócanie porządku, zaległości.

Ta swoboda i tak jest po stronie właściciela przycięta. Wynajmujący mieszkanie może wypowiedzieć umowę wyłącznie z przyczyn wskazanych w ustawie o ochronie praw lokatorów, nawet jeśli wpisze do umowy inne. Najemcy takie ograniczenie nie dotyczy.

W umowie muszą się znaleźć: oznaczenie stron z numerami dokumentów, adres i opis lokalu, czas trwania najmu, czynsz i termin płatności, zasady rozliczania mediów, kaucja, zasady wypowiedzenia, wykaz wyposażenia. Media wyodrębnij wyraźnie jako obciążające najemcę, bo inaczej fiskus potraktuje je jako Twój przychód i zapłacisz od nich podatek.

Kaucja i protokół

Kaucja zabezpiecza należności właściciela istniejące w dniu opróżnienia lokalu. Ustawa ogranicza ją do dwunastokrotności miesięcznego czynszu przy najmie zwykłym i do sześciokrotności przy okazjonalnym. W praktyce rynkowej to jedno- albo dwukrotność.

Termin zwrotu wynosi miesiąc od dnia opróżnienia lokalu, a nie od dnia zakończenia umowy. Liczy się faktyczne oddanie kluczy. Tego terminu nie da się umownie wydłużyć, zapis o sześćdziesięciu dniach będzie nieważny, a za opóźnienie najemcy należą się odsetki. Potrącić możesz zaległy czynsz, niezapłacone media i naprawę szkód wykraczających poza normalne zużycie. Nie potrącisz zwykłego zużycia: przetartego dywanu, wyblakłej ściany.

Art. 6c ustawy nakazuje stronom sporządzić przed wydaniem lokalu protokół określający stan techniczny i stopień zużycia instalacji oraz urządzeń. To on stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie. Ministerstwo Rozwoju i Technologii uważa jednak, że przy najmie prywatnym przepisy art. 6a-6e są dyspozytywne, a ustawa nie przewiduje sankcji za brak protokołu.

Skutek braku protokołu jest więc czysto dowodowy i uderza głównie w Ciebie. Bez niego nie udowodnisz, że pęknięta umywalka nie była pęknięta w dniu wydania kluczy. Zrób protokół dwa razy, przy wydaniu i przy zwrocie, ze stanami liczników, zdjęciami i podpisami.

Najem okazjonalny

To nie inna umowa. To zwykły najem plus trzy dokumenty i jedno zgłoszenie, które razem wyłączają część ochrony lokatorskiej.

Dostępny jest wyłącznie dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa musi być pisemna i zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż dziesięć lat. Umowa bezterminowa nigdy nie będzie najmem okazjonalnym.

Załączniki są trzy. Oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do opróżnienia lokalu, obowiązkowo w formie aktu notarialnego. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie egzekucji. Oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie w nim najemcy, z podpisem poświadczonym notarialnie.

Częsty błąd: jeśli umowę podpisuje para, akt notarialny musi obejmować obie osoby. Oświadczenie składa każdy dorosły najemca.

Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest ustawowo ograniczone do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2026 roku około 480 złotych netto, plus VAT i opłaty za wypisy. Poświadczenie podpisu na zgodzie właściciela lokalu zastępczego to kilkadziesiąt złotych. Prawo nie rozstrzyga, kto płaci. Decyduje umowa.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego. Czternaście dni

Właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla swojego miejsca zamieszkania, w terminie czternastu dni od dnia rozpoczęcia najmu. Nie od podpisania umowy, tylko od rozpoczęcia najmu, czyli w praktyce od wydania lokalu.

Jeśli tego nie zrobisz, umowa traci status najmu okazjonalnego. Akt notarialny, za który zapłaciłeś, przestaje działać, uproszczona eksmisja z art. 19d nie ma zastosowania, a najemca odzyskuje pełną ochronę lokatorską. Spóźnione zgłoszenie tego nie naprawi. Jedyne wyjście to rozwiązanie umowy, podpisanie nowej z nowym aktem notarialnym i terminowe zgłoszenie.

Nie ma urzędowego formularza. Wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu, datą zawarcia umowy i datą rozpoczęcia najmu. Najbezpieczniej złożyć je przez e-Urząd Skarbowy, bo dostajesz urzędowe poświadczenie odbioru. Źródła różnią się co do tego, czy trzeba dołączyć kopię umowy i aktu notarialnego. Dołącz komplet, nic na tym nie tracisz. Na żądanie najemcy masz obowiązek przedstawić mu potwierdzenie zgłoszenia.

Gdy najemca przestaje płacić

Tu kryje się pułapka, na której wykłada się najwięcej właścicieli. Art. 687 Kodeksu cywilnego mówi o zwłoce za dwa pełne okresy płatności i pozwala wypowiedzieć najem bez zachowania terminów. Ale ten przepis dotyczy lokali użytkowych. Dla mieszkania pierwszeństwo ma ustawa o ochronie praw lokatorów, która stawia wymagania ostrzejsze.

Art. 11 ust. 2 pkt 2 wymaga łącznie czterech rzeczy. Zwłoki co najmniej za trzy pełne okresy płatności. Uprzedzenia najemcy na piśmie o zamiarze wypowiedzenia. Wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu na zapłatę zaległych i bieżących należności. I dopiero potem, po bezskutecznym upływie tego miesiąca, wypowiedzenia na piśmie z podaniem przyczyny, pod rygorem nieważności, na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

To są dwa osobne pisma, wysyłane w odstępie co najmniej miesiąca. Właściciel, który wysyła od razu wypowiedzenie, przegrywa sprawę w sądzie i zaczyna od nowa.

Te same zasady obowiązują przy najmie okazjonalnym. Okazjonalny skraca drogę po wypowiedzeniu, nie przed nim.

Zima wstrzymuje eksmisję, ale nie wszystko

Wyroków nakazujących opróżnienie lokalu nie wykonuje się od 1 listopada do 31 marca włącznie, jeżeli osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu, do którego ma nastąpić przekwaterowanie. Zakaz nie jest bezwarunkowy, chodzi o eksmisję „na bruk”. Nie stosuje się go, gdy powodem eksmisji jest przemoc w rodzinie, rażące lub uporczywe naruszanie porządku domowego albo zajęcie lokalu bez tytułu prawnego. Nie stosuje się go też do najmu okazjonalnego. To główna przewaga tej konstrukcji.

Okres ochronny nie blokuje ani wypowiedzenia, ani procesu. Zimą możesz wypowiedzieć umowę, pozwać i uzyskać wyrok. Wstrzymana jest wyłącznie egzekucja komornicza.

Czego właścicielowi nie wolno

Wymiana zamków, odcięcie prądu, wody czy ogrzewania, wyniesienie rzeczy najemcy. Nie wolno Ci tego zrobić nawet wtedy, gdy najemca nie płaci od pół roku i gdy umowa jest już skutecznie wypowiedziana.

Art. 191 par. 1a Kodeksu karnego przewiduje karę pozbawienia wolności do lat trzech dla tego, kto stosuje przemoc innego rodzaju uporczywie lub w sposób istotnie utrudniający innej osobie korzystanie z zajmowanego lokalu mieszkalnego. Przepis powstał przeciwko czyścicielom kamienic, ale obejmuje też zwykłego właściciela i chroni osoby korzystające z lokalu również wtedy, gdy nie mają już tytułu prawnego.

Do tego dochodzi naruszenie posiadania z art. 342 Kodeksu cywilnego, czyli szybki proces posesoryjny, w którym najemca odzyska dostęp do mieszkania, a sąd nie będzie nawet badał, czy miał prawo tam mieszkać. Orzecznictwo karne bywa niejednolite i zdarzały się umorzenia z uwagi na znikomą szkodliwość czynu, ale to nie jest ryzyko warte podjęcia. Jedyna legalna droga prowadzi przez komornika.

Podatek

Najem prywatny od 2023 roku rozlicza się wyłącznie ryczałtem. Stawki to 8,5 procent do 100 tysięcy złotych przychodu rocznie i 12,5 procent od nadwyżki. Małżonkowie, którzy złożą odpowiednie oświadczenie, mają limit 200 tysięcy. Podatek liczysz od przychodu, nie od zysku. Nie odliczysz remontu, odsetek od kredytu ani amortyzacji.

Ryczałt płacisz co miesiąc, do 20 dnia miesiąca następnego, na swój mikrorachunek podatkowy, a rozliczasz na PIT-28 do 30 kwietnia roku następnego. Wyboru ryczałtu nigdzie nie zgłaszasz, następuje on przez pierwszą wpłatę. Zgłoszenie w ciągu czternastu dni to zupełnie inny obowiązek, dotyczący wyłącznie najmu okazjonalnego.

Pytania

Najemca nie płaci od trzech miesięcy. Co mogę zrobić? Najpierw wyślij pisemne uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia i wyznacz dodatkowy miesięczny termin na spłatę zaległych i bieżących należności. Dopiero gdy ten miesiąc minie bezskutecznie, wyślij wypowiedzenie na piśmie z podaniem przyczyny. Pominięcie pierwszego pisma unieważnia całą procedurę.

Czy mogę wymienić zamki? Nie. To może być przestępstwo z art. 191 par. 1a Kodeksu karnego, zagrożone karą do trzech lat pozbawienia wolności, i jednocześnie naruszenie posiadania. Nie zmienia tego ani zadłużenie najemcy, ani wypowiedzenie umowy.

Czy przy najmie okazjonalnym mogę wyrzucić lokatora zimą? Tak, zakaz wykonywania wyroków eksmisyjnych między 1 listopada a 31 marca nie dotyczy najmu okazjonalnego. Nadal jednak musisz przejść przez żądanie opróżnienia lokalu, klauzulę wykonalności i komornika.

Zapomniałem zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego. Co teraz? Umowa działa jak zwykły najem. Aktu notarialnego nie wykorzystasz, uproszczonej eksmisji też nie, a spóźnione zgłoszenie tego nie naprawi. Trzeba rozwiązać umowę i zawrzeć nową, z nowym aktem notarialnym.

Nie spisaliśmy protokołu. Czy mogę potrącić z kaucji zniszczenia? Możesz próbować, ale bez protokołu nie udowodnisz, w jakim stanie lokal wydałeś. W sporze sądowym to Ty poniesiesz konsekwencje braku dowodu. Zdjęcia z datą to minimum.

Podpisaliśmy umowę na dwa lata. Czy mogę ją wypowiedzieć wcześniej? Tylko w wypadkach wymienionych w umowie, a jako właściciel mieszkania i tak wyłącznie z przyczyn przewidzianych w ustawie o ochronie praw lokatorów. Jeśli umowa nie zawiera klauzuli wypowiedzenia, trwa do końca okresu.

Podstawa prawna

Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: art. 6, art. 6c, art. 8a, art. 11 ust. 2 pkt 2, art. 16, art. 17, art. 19a-19e. Kodeks cywilny: art. 660, art. 673 par. 3, art. 675, art. 687, art. 342. Kodeks postępowania cywilnego: art. 777 par. 1 pkt 4. Kodeks karny: art. 191 par. 1a. Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.