Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę. Co musi się w nim znaleźć

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika to kilka zdań, ale kilka rzeczy musi się w nich znaleźć, inaczej pismo nic nie da. Pokazujemy, co po kolei wpisać, komu i jak je wręczyć, żeby data była pewna, oraz jak policzyć okres wypowiedzenia i co załatwić przed odejściem.

Treści redaguje radca prawny Robert Staszewski

Wypowiedzenie umowy o pracę to jedno z najprostszych pism, jakie w życiu napiszesz. Nie musi być długie, nie musisz podawać przyczyny i nie potrzebujesz zgody pracodawcy. Wystarczy jasno napisać, że wypowiadasz umowę, wręczyć to na piśmie i mieć dowód, że pismo dotarło. Reszta, czyli okres wypowiedzenia, dzieje się już z mocy prawa.

Dotyczy to każdego, kto kończy pracę na etacie. Poniżej masz dokładnie to, co ma się w piśmie znaleźć, jak je doręczyć, żeby data była nie do podważenia, i jak policzyć, kiedy naprawdę przestajesz być pracownikiem.

Co musi znaleźć się w piśmie

Wypowiedzenie składane przez pracownika jest krótkie. Nie jest podaniem, prośbą ani wyjaśnieniem. To oświadczenie, więc pisz je w trybie oznajmującym: „wypowiadam umowę”.

1. Miejscowość i data sporządzenia pisma.
2. Twoje imię, nazwisko i adres, a jeśli chcesz, także stanowisko.
3. Dane pracodawcy, czyli pełna nazwa firmy i adres. Nie wpisuj nazwiska szefa, tylko podmiot, który Cię zatrudnia i który widnieje na umowie.
4. Tytuł: „Wypowiedzenie umowy o pracę”.
5. Wyraźne oświadczenie, że wypowiadasz umowę o pracę zawartą danego dnia, z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia. Warto dopisać datę zawarcia umowy, żeby nie było wątpliwości, o którą chodzi.
6. Twój własnoręczny podpis.

To wszystko, co jest konieczne. Nie musisz podawać powodu odejścia. Pracownik, w odróżnieniu od pracodawcy, nie ma obowiązku uzasadniać wypowiedzenia. Jeśli chcesz, możesz dopisać jedno grzecznościowe zdanie, ale prawnie nic ono nie zmienia.

Możesz w piśmie samodzielnie policzyć i wpisać datę, w której umowa się rozwiąże („okres wypowiedzenia upływa z dniem...”). Nie jest to obowiązkowe. Nawet jeśli źle policzysz albo nie wpiszesz nic, okres wypowiedzenia i tak biegnie zgodnie z przepisami, a nie z tym, co napiszesz.

Forma. Musi być na piśmie

Oświadczenie o wypowiedzeniu powinno być złożone na piśmie. W praktyce znaczy to kartkę z Twoim odręcznym podpisem albo dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły mail albo wiadomość na komunikatorze firmowym nie spełniają tego wymogu formy.

To nie jest czysta formalność. Pisemne, podpisane wypowiedzenie z potwierdzeniem odbioru jest Twoim dowodem na to, że i kiedy zakończyłeś umowę. Od tej daty liczy się okres wypowiedzenia i to ona decyduje, kiedy pracodawca ma wydać Ci świadectwo pracy.

Komu i jak je wręczyć

Wypowiedzenie musi dotrzeć do pracodawcy. Liczy się nie chwila, w której je podpisałeś, lecz chwila, w której druga strona mogła się z nim zapoznać. Masz trzy pewne drogi.

• Osobiście, do rąk przełożonego lub działu kadr. Weź ze sobą drugi egzemplarz i poproś, żeby ktoś napisał na nim „otrzymałem”, datę i podpis. Ten egzemplarz zostaje u Ciebie. To najlepszy dowód doręczenia.
• Listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres siedziby pracodawcy. Zachowaj dowód nadania. Pamiętaj, że przy liście data doręczenia to dzień, w którym pracodawca odebrał przesyłkę lub mógł ją odebrać, a nie dzień nadania.
• Kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeśli oboje z tego korzystacie.

Jeśli szef odmawia przyjęcia pisma albo unika kontaktu, nie odpuszczaj. Wyślij wypowiedzenie listem poleconym. Odmowa przyjęcia nie unieważnia wypowiedzenia, bo liczy się to, że pracodawca miał realną możliwość zapoznać się z pismem.

Jak policzyć okres wypowiedzenia

Okresu wypowiedzenia nie ustalasz sam. Zależy on od rodzaju umowy i od tego, jak długo pracujesz u danego pracodawcy. Dla umowy na czas określony i nieokreślony jest liczony od stażu.

Przy umowie na okres próbny okresy są krótsze i zależą od długości próby, od kilku dni roboczych do dwóch tygodni. Dokładną długość swojej próby sprawdź w umowie i policz ostrożnie.

Ważne jest nie tylko, ile wypowiedzenie trwa, ale kiedy dokładnie się kończy.

• Okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę. Jeśli wręczysz wypowiedzenie w środku tygodnia, dwutygodniowy okres nie zaczyna biec od razu, tylko zostaje „dociągnięty” do końca tygodnia i dopiero wtedy liczą się pełne dwa tygodnie, a koniec wypada w sobotę.
• Okres liczony w miesiącach kończy się ostatniego dnia miesiąca. Jeśli złożysz miesięczne wypowiedzenie 10 marca, umowa nie kończy się 10 kwietnia, tylko 30 kwietnia. Cały pozostały marzec jest niejako „poza” tym miesiącem.

Dlatego moment złożenia pisma potrafi przesunąć Twój ostatni dzień pracy nawet o kilka tygodni. Jeśli zależy Ci na konkretnej dacie, policz to wstecz i wręcz wypowiedzenie odpowiednio wcześniej.

Gdy chcesz odejść szybciej

Jeśli okres wypowiedzenia Ci nie pasuje, jest inna droga: rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. To odrębny dokument, w którym Ty i pracodawca wspólnie ustalacie dowolną datę zakończenia, choćby jutrzejszą. Porozumienie wymaga jednak zgody obu stron, więc pracodawca nie musi się na nie zgodzić. Jeśli się nie zgodzi, zostaje zwykłe wypowiedzenie z pełnym okresem.

Nie mieszaj tych dwóch pism. Wypowiedzenie działa jednostronnie i zawsze uruchamia okres wypowiedzenia. Porozumienie to umowa dwóch stron i wchodzi w życie dopiero, gdy obie je podpiszą.

Co załatwić przed odejściem

Samo pismo to nie koniec. Przez okres wypowiedzenia nadal jesteś pracownikiem, z pełnym wynagrodzeniem i obowiązkiem pracy, chyba że pracodawca zwolni Cię z jej świadczenia.

• Urlop wypoczynkowy. Pracodawca może zobowiązać Cię do wykorzystania zaległego i bieżącego urlopu w okresie wypowiedzenia. Za urlop niewykorzystany należy Ci się ekwiwalent pieniężny.
• Świadectwo pracy. Pracodawca ma obowiązek wydać je w związku z rozwiązaniem umowy. Sprawdź w nim tryb rozwiązania i okres zatrudnienia, bo błędy w świadectwie utrudniają potem sprawy w urzędzie pracy.
• Rozliczenie. Ostatnia wypłata, ekwiwalent za urlop i ewentualne inne należności powinny zostać rozliczone najpóźniej w dniu zakończenia umowy.

Zrób sobie kopię wszystkiego: podpisanego wypowiedzenia z potwierdzeniem odbioru, umowy i świadectwa pracy. To dokumenty, które mogą Ci się przydać jeszcze długo po odejściu.

Pytania

Czy muszę podać powód odejścia? Nie. Pracownik wypowiadający umowę nie ma obowiązku podawania przyczyny. Obowiązek uzasadnienia ciąży na pracodawcy, nie na Tobie.

Czy pracodawca może odmówić przyjęcia wypowiedzenia? Nie w tym sensie, że mógłby je unieważnić. Wypowiedzenie działa jednostronnie. Jeśli szef odmawia przyjęcia pisma, wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i zachowaj dowód nadania.

Od kiedy liczy się okres wypowiedzenia? Od chwili, w której wypowiedzenie dotarło do pracodawcy tak, że mógł się z nim zapoznać. Przy umowie na czas określony i nieokreślony okres kończy się w sobotę (gdy liczony jest w tygodniach) albo ostatniego dnia miesiąca (gdy liczony jest w miesiącach).

Czy mogę wysłać wypowiedzenie mailem? Zwykły mail nie spełnia wymogu formy pisemnej. Bezpiecznie jest wręczyć podpisane pismo osobiście albo wysłać je listem poleconym. Forma elektroniczna wchodzi w grę tylko z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Chcę odejść od razu, bez okresu wypowiedzenia. Da się? Tylko za porozumieniem stron, na które pracodawca musi się zgodzić, albo w szczególnych sytuacjach uprawniających do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Samo wypowiedzenie zawsze uruchamia okres wypowiedzenia.

Co z niewykorzystanym urlopem? Pracodawca może polecić Ci wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia. Za dni, których nie zdążysz wykorzystać, przysługuje Ci ekwiwalent pieniężny wypłacany przy rozliczeniu.

Podstawa prawna

Kodeks pracy: art. 30, art. 32, art. 34, art. 36, art. 167[1], art. 171. Konkretne długości okresów i terminy sprawdź w swojej umowie oraz w pouczeniu pracodawcy.