Najem okazjonalny krok po kroku. Co złożyć u notariusza i w urzędzie

Najem okazjonalny to nie jedna umowa, tylko komplet dokumentów. Pokazujemy, co dokładnie ma podpisać najemca u notariusza, jaką zgodę trzeba dołączyć i dlaczego masz tylko czternaście dni na zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Treści redaguje radca prawny Robert Staszewski

Najem okazjonalny wymyślono dla jednej sytuacji: żeby właściciel mieszkania, który boi się, że trafi na lokatora nie do wyproszenia, czuł się bezpieczny. W zwykłym najmie eksmisja bywa długa i uciążliwa. W okazjonalnym najemca z góry zgadza się, że jeśli nie odda mieszkania po zakończeniu umowy, komornik może go z niego usunąć bez osobnego procesu o eksmisję. To potężne narzędzie, ale działa wyłącznie wtedy, gdy dokładnie dopełnisz wszystkich formalności.

I tu jest cały problem. Najem okazjonalny to nie jedna kartka. To komplet: umowa plus kilka załączników, z których część musi powstać u notariusza, a całość trzeba w terminie zgłosić do urzędu skarbowego. Jeśli czegoś zabraknie albo spóźnisz się ze zgłoszeniem, zostaje Ci zwykły najem ze wszystkimi jego ograniczeniami. Poniżej masz cały komplet po kolei.

Czy w ogóle możesz z niego skorzystać

Najem okazjonalny nie jest dla każdego. Zawiera go osoba fizyczna, która wynajmuje mieszkanie i nie robi tego w ramach działalności gospodarczej polegającej na wynajmie lokali. Musi chodzić o lokal mieszkalny, a umowę zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż dziesięć lat.

Jeśli wynajmujesz jako firma zajmująca się najmem albo podpisujesz umowę na czas nieoznaczony, ta forma odpada. Wtedy zostaje zwykły najem albo, dla przedsiębiorców wynajmujących lokale, najem instytucjonalny, który rządzi się osobnymi zasadami.

Z czego składa się komplet dokumentów

Sama umowa to dopiero początek. Do ważnego najmu okazjonalnego potrzebujesz kilku elementów naraz.

Umowa musi być zawarta na piśmie, inaczej jest nieważna. Zwykły mail czy ustne ustalenia nie wystarczą. Podpiszcie dwa egzemplarze, po jednym dla każdej strony.

Oświadczenie u notariusza. Najważniejszy element

To serce całej konstrukcji. Najemca składa u notariusza oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić oraz wydać lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. Dzięki temu, gdy najem się skończy, a lokator nie wyprowadzi się dobrowolnie, nie musisz go pozywać o eksmisję. Sąd nadaje temu aktowi klauzulę wykonalności i sprawa idzie od razu do komornika.

Po ten dokument najemca idzie do notariusza sam albo razem z Tobą. Warto ustalić w umowie, kto pokrywa koszt tej wizyty, bo przepisy tego nie przesądzają. W praktyce najczęściej płaci najemca, bo to on chce dostać mieszkanie, ale bywa różnie i to kwestia negocjacji.

Koszt tego konkretnego oświadczenia jest ograniczony. Rozporządzenie o maksymalnych stawkach taksy notarialnej przewiduje dla oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji osobny, obniżony limit, powiązany z minimalnym wynagrodzeniem. Nie podaję tu sztywnej kwoty, bo zmienia się ona wraz z płacą minimalną. Zadzwoń do wybranej kancelarii notarialnej i zapytaj wprost o taksę za oświadczenie o poddaniu się egzekucji przy najmie okazjonalnym, a przy okazji o koszt poświadczenia podpisu pod zgodą, jeśli będzie potrzebne.

Lokal zapasowy i zgoda jego właściciela

W tym samym oświadczeniu albo obok niego najemca musi wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać, gdyby przyszło do egzekucji. Chodzi o to, żeby po eksmisji nie pozostał bez żadnego lokum, bo wtedy usunięcie go bywa niewykonalne.

Do tego dochodzi oświadczenie właściciela owego lokalu zapasowego, że wyraża zgodę na zamieszkanie w nim najemcy po ustaniu Twojej umowy. Może to być mieszkanie rodziców, znajomych albo kogokolwiek, kto się na to godzi. Masz prawo zażądać, żeby podpis pod tą zgodą był poświadczony przez notariusza, i w praktyce warto tego wymagać, bo inaczej trudniej potem taką zgodę zweryfikować. Bez wskazania lokalu i bez zgody jego właściciela cała konstrukcja się sypie, więc nie odpuszczaj tego kroku.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego. Masz czternaście dni

To krok, o którym właściciele zapominają najczęściej, a jest absolutnie kluczowy. Zawarcie umowy najmu okazjonalnego zgłaszasz naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania w terminie czternastu dni od dnia rozpoczęcia najmu.

Uwaga na sposób liczenia. Termin biegnie nie od podpisania umowy, tylko od dnia, w którym najem faktycznie się rozpoczął, czyli zwykle od dnia wydania mieszkania najemcy albo od daty początku najmu wpisanej w umowie. Jeśli umowa mówi, że najem zaczyna się pierwszego dnia miesiąca, licz czternaście dni od tej daty.

Zgłoszenie robisz pisemnie. Wystarczy oświadczenie o zawarciu umowy najmu okazjonalnego, złożone osobiście w urzędzie za potwierdzeniem na kopii albo wysłane listem poleconym, gdzie liczy się data nadania. Przepisy nie narzucają jednego formularza, ale sam urząd zwykle podpowiada, jakich danych oczekuje, więc warto tam zadzwonić albo sprawdzić stronę urzędu. Najemca ma prawo zażądać od Ciebie potwierdzenia, że zgłoszenia dokonałeś, dlatego zachowaj dowód: potwierdzoną kopię albo dowód nadania.

Co się stanie, jeśli nie zgłosisz w terminie

To najboleśniejsza pułapka całej instytucji. Jeśli nie zgłosisz umowy w ciągu czternastu dni, tracisz to, po co w ogóle zakładałeś najem okazjonalny: uproszczoną ścieżkę usunięcia lokatora. Umowa dalej obowiązuje, ale zamienia się w zwykły najem, w którym eksmisja wymaga procesu, a lokator korzysta z pełnej ochrony. Cała robota u notariusza idzie wtedy na marne w tej najważniejszej części.

Dlatego traktuj zgłoszenie do urzędu jak ostatni, obowiązkowy element układanki, a nie formalność do zrobienia kiedyś. Najlepiej zrób to od razu po wydaniu mieszkania, a nie w ostatnim dniu.

Kolejność, która się sprawdza

Żeby nic nie umknęło, warto działać w tej kolejności. Najpierw uzgodnij treść umowy i wybierz lokal zapasowy oraz zdobądź zgodę jego właściciela. Potem najemca idzie do notariusza po oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Następnie podpisujecie umowę wraz z załącznikami. Na końcu, w ciągu czternastu dni od rozpoczęcia najmu, zgłaszasz umowę do urzędu skarbowego i chowasz potwierdzenie do teczki razem z resztą dokumentów.

Pytania

Czy całą umowę muszę zawrzeć u notariusza? Nie. U notariusza powstaje tylko oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Sama umowa najmu wystarczy w zwykłej formie pisemnej, ale musi być na piśmie, bo inaczej jest nieważna.

Kto płaci notariusza? Przepisy tego nie przesądzają, to kwestia umowy między stronami. Najczęściej koszt bierze na siebie najemca, ale bywa dzielony albo pokrywa go właściciel. Ustalcie to wprost i zapiszcie w umowie.

Ile kosztuje oświadczenie u notariusza? Taksa za oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji jest ustawowo ograniczona i powiązana z minimalnym wynagrodzeniem, więc jest znacznie niższa niż przy zwykłych aktach. Dokładną, aktualną kwotę potwierdź w kancelarii notarialnej, bo zmienia się wraz z płacą minimalną.

Co, jeśli spóźnię się ze zgłoszeniem do urzędu skarbowego? Umowa nadal wiąże, ale przestaje być najmem okazjonalnym w części dotyczącej uproszczonej egzekucji. Zostaje Ci zwykły najem, w którym usunięcie lokatora wymaga procesu o eksmisję. Dlatego pilnuj terminu czternastu dni.

Czy najemca musi naprawdę mieć dokąd się wyprowadzić? Tak. Wskazanie innego lokalu i zgoda jego właściciela to warunek ważności całej konstrukcji. Bez tego nie ma najmu okazjonalnego, choćby reszta dokumentów była w porządku.

Na jak długo mogę zawrzeć taką umowę? Najem okazjonalny zawiera się na czas oznaczony, nie dłużej niż dziesięć lat. Na czas nieoznaczony ta forma jest niedostępna.

Podstawa prawna

Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: art. 19a, art. 19b, art. 19c i 19d. Koszty u notariusza: rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Wysokość opłaty zależy od aktualnego minimalnego wynagrodzenia, dlatego kwotę potwierdź u notariusza.