Wynajmujący nie oddaje kaucji. Jak napisać wezwanie i odzyskać pieniądze

Wyprowadziłeś się, oddałeś klucze, a kaucja nie wraca. Zanim pójdziesz do sądu, wyślij pisemne wezwanie do zwrotu z konkretnym terminem i numerem konta. Pokazujemy, co dokładnie ma się w nim znaleźć, co do niego dołączyć, jak wysłać i co zrobić, gdy wynajmujący dalej milczy.

Treści redaguje radca prawny Robert Staszewski

Oddałeś klucze, mieszkanie było czyste, a kaucja nie wróciła. Wynajmujący zwleka, przestaje odbierać telefon albo wymyśla kolejne rzekome zniszczenia, których nikt nie potrafi pokazać. To jeden z najczęstszych sporów między lokatorami a właścicielami mieszkań i zwykle da się go rozwiązać bez sądu, jednym dobrze napisanym pismem.

Kaucja to Twoje pieniądze, oddane wynajmującemu tylko na przechowanie, jako zabezpieczenie. Po zakończeniu najmu i oddaniu lokalu ma wrócić, pomniejszona co najwyżej o rzeczywiste, udowodnione należności właściciela. Nie o wymyślone. Jeśli wynajmujący nie chce jej oddać dobrowolnie, droga jest zawsze taka sama: najpierw pisemne wezwanie do zwrotu, a dopiero gdy ono nie poskutkuje, pozew o zapłatę.

Zacznij od dowodu, że oddałeś mieszkanie w porządku

Zanim napiszesz jakiekolwiek pismo, zbierz to, co potwierdza stan lokalu w dniu wyprowadzki. To ta dokumentacja przesądza spory o kaucję, nie same słowa.

Najważniejszy jest protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przy oddaniu kluczy. Jeśli go spisaliście, opisuje stan mieszkania i liczniki, więc wynajmujący nie może później twierdzić, że coś zniszczyłeś. Jeśli protokołu nie ma, ratują Cię zdjęcia i nagrania z dnia wyprowadzki, korespondencja, w której właściciel potwierdza odbiór, oraz dane świadka, który był przy zdawaniu lokalu. Przydaje się też protokół z dnia wprowadzenia, bo pokazuje, w jakim stanie mieszkanie w ogóle przejmowałeś.

Sprawdź też umowę. Powinna być w niej wpisana kwota kaucji i zwykle termin jej zwrotu. To do tych zapisów będziesz się odwoływał w piśmie.

Co musi znaleźć się w wezwaniu do zwrotu kaucji

Wezwanie nie musi być napisane prawniczym językiem. Ma jasno mówić, kto, od kogo, ile i do kiedy chce odzyskać. Im konkretniej, tym trudniej je zignorować. Powinno zawierać:

1. Miejscowość i datę sporządzenia pisma.
2. Twoje dane: imię, nazwisko, adres, telefon lub e-mail do kontaktu.
3. Dane wynajmującego, do którego kierujesz pismo.
4. Wskazanie umowy najmu: adres wynajmowanego lokalu i data zawarcia umowy.
5. Datę zakończenia najmu i datę faktycznego wydania lokalu, najlepiej z powołaniem się na protokół zdawczo-odbiorczy.
6. Kwotę wpłaconej kaucji oraz przypomnienie, że została wpłacona jako zabezpieczenie.
7. Wyraźne żądanie: zwrotu całej kaucji (albo jej konkretnej, brakującej części) w oznaczonym terminie, na przykład w ciągu 7 dni od otrzymania pisma.
8. Numer rachunku bankowego, na który ma wpłynąć zwrot.
9. Zapowiedź, że po bezskutecznym upływie terminu skierujesz sprawę do sądu i będziesz dochodził również odsetek oraz kosztów.
10. Twój własnoręczny podpis.

Jeśli wynajmujący zatrzymał część kaucji, powołując się na jakieś zniszczenia, zażądaj, żeby wykazał je na piśmie: co konkretnie, na jaką kwotę i na jakiej podstawie. Sam zwykłe zużycie mieszkania, które wynika z normalnego mieszkania w nim, nie jest podstawą do potrącenia. To on musi udowodnić szkodę, a nie Ty swoją niewinność.

Jak i gdzie wysłać pismo

Wyślij wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, na adres wynajmującego z umowy. Zachowaj dowód nadania i, gdy wróci, potwierdzenie odbioru. To dzięki nim wykażesz później w sądzie, że wynajmujący pismo dostał i mimo to nie zapłacił.

Możesz dodatkowo wysłać to samo mailem albo przez komunikator, jeśli tak się z właścicielem kontaktowaliście, bo bywa to szybsze. Nie zastępuje to jednak listu poleconego, który jest najmocniejszym dowodem. Zawsze zostaw sobie kopię podpisanego pisma.

Termin na zwrot liczysz od dnia, w którym wynajmujący odebrał wezwanie. Jeśli listu nie odbierze, ale był prawidłowo awizowany na jego adres, i tak będziesz mógł się powołać na to, że miał możliwość się z nim zapoznać.

Co, jeśli wynajmujący dalej milczy

Gdy termin z wezwania minie, a pieniędzy nie ma, zostaje pozew o zapłatę do sądu. Brzmi groźnie, ale przy typowej kaucji to sprawa o niewielką kwotę i sądy prowadzą ją w uproszczonym trybie.

Pozew składasz do sądu rejonowego. Wskazujesz w nim siebie jako powoda, wynajmującego jako pozwanego, dokładnie określasz żądaną kwotę i krótko opisujesz, co się stało: była umowa, była kaucja, oddałeś lokal, wezwałeś do zwrotu, pieniądze nie wróciły. Do pozwu dołączasz kopie dokumentów, które to potwierdzają: umowę najmu, protokół zdawczo-odbiorczy, dowód wpłaty kaucji, wysłane wezwanie oraz dowód jego nadania i odbioru.

Możesz w pozwie zażądać nie tylko samej kaucji, ale i odsetek ustawowych za opóźnienie, liczonych od dnia, w którym upłynął termin z wezwania. Jeśli wygrasz, sąd zwykle obciąży wynajmującego także kosztami procesu, w tym zwrotem wniesionej przez Ciebie opłaty sądowej.

Od pozwu o zapłatę trzeba wnieść opłatę sądową, której wysokość zależy od dochodzonej kwoty. Nie zgaduj konkretnej stawki, tylko sprawdź ją w aktualnej ustawie o kosztach sądowych albo poproś o wyliczenie w biurze obsługi interesantów sądu. Jeśli nie stać Cię na opłatę, możesz razem z pozwem złożyć wniosek o zwolnienie od kosztów.

Alternatywą bywa elektroniczne postępowanie upominawcze, czyli e-sąd, gdzie pozew składa się przez internet i nie dołącza się na starcie skanów dokumentów. Jest szybkie, ale jeśli wynajmujący wniesie sprzeciw, sprawa i tak trafi do zwykłego sądu, więc dokumenty musisz mieć przygotowane tak czy inaczej.

Czego nie robić

Nie odpuszczaj tylko dlatego, że kwota wydaje się niewielka albo szkoda Ci czasu. Wynajmujący, który raz zatrzyma kaucję bez konsekwencji, robi to dalej kolejnym lokatorom. Pisemne wezwanie kosztuje Cię jeden znaczek i pół godziny, a bardzo często wystarcza.

Nie zgadzaj się w pośpiechu na potrącenia, których nikt Ci nie udowodnił. Jeśli właściciel twierdzi, że coś zniszczyłeś, ma to wykazać: pokazać szkodę, jej wartość i to, że nie jest to zwykłe zużycie mieszkania. Ogólnikowe zarzuty w rodzaju „mieszkanie wymagało odświeżenia” to nie jest podstawa do zabrania kaucji.

Nie licz na ustne obietnice. „Oddam w przyszłym tygodniu” powtórzone trzeci raz to nie jest zwrot. Gdy tylko usłyszysz zwłokę, przejdź na pismo, bo tylko ono się liczy przed sądem.

Pytania

Czy muszę wysyłać wezwanie, zanim pójdę do sądu? Formalnie w wielu sprawach można pozwać od razu, ale w praktyce wezwanie warto wysłać zawsze. Bardzo często kończy sprawę bez sądu, a jeśli nie skończy, jest dowodem, że próbowałeś załatwić rzecz polubownie. To działa na Twoją korzyść przy rozstrzyganiu o kosztach.

Wynajmujący twierdzi, że zatrzymał kaucję za zniszczenia. Co robić? Zażądaj na piśmie, żeby wskazał konkretnie, co uszkodziłeś, na jaką kwotę i na jakiej podstawie. Ciężar udowodnienia szkody spoczywa na nim. Normalne zużycie mieszkania wynikające ze zwykłego korzystania z niego nie jest podstawą do potrącenia.

Nie mam protokołu zdawczo-odbiorczego. Czy jeszcze coś odzyskam? Tak, choć będzie trudniej. Pomogą zdjęcia i nagrania z dnia wyprowadzki, korespondencja z właścicielem, świadek obecny przy zdawaniu kluczy oraz dowód wpłaty kaucji. Zbierz wszystko, co masz, i powołaj się na to w wezwaniu.

Nie mam pisemnego potwierdzenia wpłaty kaucji. Czy to przekreśla sprawę? Nie automatycznie. Kaucję można wykazać także przelewem, zapisem w umowie albo korespondencją, w której wynajmujący ją potwierdza. Im więcej dowodów, tym lepiej, ale brak jednego papierka nie zamyka drogi.

W jakim terminie wynajmujący ma oddać kaucję? Zależy to od rodzaju najmu i zapisów umowy, więc sprawdź najpierw samą umowę i przepisy dotyczące Twojej sytuacji. Niezależnie od tego termin liczysz konkretnie: od wydania lokalu albo od dnia, który wskażesz w wezwaniu do zwrotu.

Ile mam czasu, żeby upomnieć się o kaucję? Roszczenie o zwrot kaucji z czasem się przedawnia, więc nie zwlekaj latami. Dokładny termin przedawnienia zależy od okoliczności, dlatego jeśli od zakończenia najmu minęło już sporo czasu, sprawdź to albo skonsultuj się z prawnikiem, zanim uznasz, że jest za późno.

Podstawa prawna

Ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: art. 6, art. 19a i art. 19f. Kodeks cywilny: art. 455, art. 481, przepisy o najmie. Kodeks postępowania cywilnego: przepisy o postępowaniu uproszczonym i o pozwie o zapłatę. Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych: opłata od pozwu o zapłatę. Konkretne terminy i stawki sprawdź w aktualnym brzmieniu ustaw oraz w umowie najmu.