Jak napisać umowę najmu mieszkania samodzielnie. Lista rzeczy, których nie może zabraknąć

Wzorów umowy najmu jest w sieci więcej niż jakiegokolwiek innego pisma, ale sam gotowiec niczego nie załatwi. Pokazujemy, co po kolei wpisać do umowy, co do niej dołączyć, jak sporządzić protokół i jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego w ciągu czternastu dni.

Treści redaguje radca prawny Robert Staszewski

Umowa najmu to prawdopodobnie najczęściej pobierany wzór pisma w polskim internecie. Rynek gotowców jest tu gęstszy niż przy jakiejkolwiek innej sprawie. Problem w tym, że sam plik do wydruku niczego nie chroni. Chroni to, co w nim wpiszesz, i to, co do niego dołączysz.

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz umieć pisać umów. Musisz tylko wiedzieć, jakie pola wypełnić i czego nie pominąć. Ten poradnik prowadzi Cię przez to po kolei, od danych stron aż po podpis i przechowanie egzemplarza.

Zacznij od danych i opisu lokalu

Na górze umowy oznacz obie strony. Podaj imiona, nazwiska, adresy zamieszkania i numery dokumentów tożsamości albo PESEL. Jeśli po stronie najemcy jest para albo kilka osób, wpisz każdą z nich osobno. Wszyscy dorośli najemcy będą stroną umowy i wszyscy ją podpiszą.

Potem opisz mieszkanie dokładnie: adres, numer lokalu, powierzchnię, liczbę pomieszczeń i to, czy najem obejmuje przynależności takie jak komórka lokatorska, piwnica czy miejsce postojowe. Im dokładniejszy opis, tym mniej sporów później o to, co właściwie było wynajęte.

Co musi znaleźć się w umowie

Przejdź tę listę punkt po punkcie i sprawdź, czy Twój wzór wszystko obejmuje. To jest rdzeń całej umowy.

1. Oznaczenie stron z numerami dokumentów.
2. Adres, powierzchnia i opis lokalu wraz z przynależnościami.
3. Czas trwania najmu: określony z konkretną datą końcową albo nieokreślony.
4. Wysokość czynszu i termin płatności, na przykład do dziesiątego dnia każdego miesiąca.
5. Numer rachunku, na który idą pieniądze, i wskazanie, że liczy się data wpływu.
6. Zasady rozliczania mediów: prąd, woda, gaz, ogrzewanie, internet, opłaty do wspólnoty lub spółdzielni. Napisz wyraźnie, że media obciążają najemcę.
7. Kaucja: jej wysokość, termin wpłaty i zasady zwrotu.
8. Zasady i przyczyny wypowiedzenia.
9. Wykaz wyposażenia, najlepiej jako osobny załącznik.
10. Podpisy wszystkich stron.

Przy mediach jest praktyczna pułapka podatkowa. Jeśli nie wyodrębnisz ich wyraźnie jako kosztu obciążającego najemcę, urząd skarbowy może potraktować całą kwotę, którą dostajesz, jako Twój przychód, i zapłacisz podatek także od prądu i wody, których jesteś tylko pośrednikiem. Dlatego rozdziel w umowie czynsz najmu od opłat za media.

Przy czasie trwania warto znać jedną zasadę. Jeżeli podpisujesz umowę na czas określony, wypowiesz ją wcześniej tylko w tych sytuacjach, które sam w niej wymienisz. Ogólny zapis w stylu „każda ze stron może wypowiedzieć umowę z miesięcznym okresem” bez podania konkretnych powodów jest bezskuteczny. Wylicz więc przypadki, na przykład zaległości w czynszu, podnajem bez zgody, dewastację lokalu, zakłócanie porządku.

Kaucja: jak ją zapisać

Kaucja zabezpiecza właściciela na wypadek zaległości i zniszczeń. Ustawa ogranicza jej wysokość: przy najmie zwykłym nie może przekroczyć dwunastokrotności miesięcznego czynszu, przy okazjonalnym sześciokrotności. W praktyce rynkowej wpisuje się zwykle jedno- lub dwukrotność.

W umowie zapisz kwotę kaucji, termin jej wpłaty i to, kiedy i jak wraca. Nie wydłużaj w umowie ustawowego terminu zwrotu, bo taki zapis będzie nieważny. Warto też wymienić, co właściciel może z kaucji potrącić: zaległy czynsz, niezapłacone media i naprawę szkód wykraczających poza normalne zużycie. Zwykłego zużycia, jak przetarty dywan czy wyblakła ściana, potrącić nie można, i dobrze to w umowie odróżnić.

Protokół zdawczo-odbiorczy

To dokument, o którym najłatwiej zapomnieć, a który ratuje najwięcej sporów o kaucję. Sporządza się go przed wydaniem kluczy i opisuje w nim stan techniczny mieszkania oraz jego wyposażenia.

Zrób go dwa razy: przy wydaniu lokalu i przy jego zwrocie. Spisz stany wszystkich liczników, opisz stan ścian, podłóg, sprzętów i mebli, zrób zdjęcia z datą i dołóż podpisy obu stron. Bez protokołu przy wydaniu nie udowodnisz później, że pęknięta umywalka czy zniszczony blat nie były takie już w dniu, w którym oddawałeś klucze. Protokół to Twój jedyny dowód stanu wyjściowego.

Co dołączyć do umowy

Do gotowej umowy warto dopiąć załączniki, które będą jej częścią:

• protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem liczników i zdjęciami,
• wykaz wyposażenia mieszkania,
• kopie lub numery dokumentów tożsamości stron, jeśli nie ma ich w treści,
• przy najmie okazjonalnym trzy dodatkowe dokumenty, o których niżej.

Najem okazjonalny: trzy dokumenty i jedno zgłoszenie

Najem okazjonalny to nie inna umowa, tylko zwykła umowa najmu wzbogacona o dokumenty, które skracają właścicielowi drogę do odzyskania mieszkania. Może z niego skorzystać wyłącznie właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu. Umowa musi być pisemna i na czas określony, nie dłuższy niż dziesięć lat.

Do umowy dołączasz trzy dokumenty:

1. Oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji co do opróżnienia lokalu, obowiązkowo w formie aktu notarialnego.
2. Wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać w razie eksmisji.
3. Oświadczenie właściciela tego zastępczego lokalu o zgodzie na zamieszkanie w nim najemcy, z podpisem poświadczonym notarialnie.

Jeśli umowę podpisuje para, akt notarialny musi obejmować obie osoby. Każdy dorosły najemca składa własne oświadczenie.

Po podpisaniu umowy masz jeszcze jeden obowiązek, i to on decyduje o tym, czy cała konstrukcja zadziała. Właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania w ciągu czternastu dni. Uwaga na to, od kiedy liczysz ten termin: nie od podpisania umowy, tylko od rozpoczęcia najmu, czyli w praktyce od wydania lokalu najemcy.

Nie ma urzędowego formularza. Wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu, datą zawarcia umowy i datą rozpoczęcia najmu. Najbezpieczniej złożyć je przez e-Urząd Skarbowy, bo dostajesz urzędowe poświadczenie odbioru. Dołącz kopię umowy i aktu notarialnego, nic na tym nie tracisz.

Jeśli przegapisz te czternaście dni, umowa traci status okazjonalnej, akt notarialny przestaje działać, a najemca odzyskuje pełną ochronę lokatorską. Spóźnione zgłoszenie tego nie naprawi. Dlatego zapisz sobie tę datę od razu przy wydaniu kluczy.

Jak podpisać i przechować

Umowę drukuje się w tylu egzemplarzach, ile jest stron, i każda dostaje swój. Podpisują wszyscy: właściciel i każdy dorosły najemca. Parafuj każdą stronę, żeby nikt nie podmienił kartki. Załączniki podpisuje się razem z umową.

Swój egzemplarz trzymaj z dowodem wpłaty kaucji, potwierdzeniem zgłoszenia do urzędu skarbowego, jeśli to najem okazjonalny, i z kompletem zdjęć z protokołu. To jest teczka, do której sięgniesz, gdyby zrobiło się nieprzyjemnie.

Pytania

Czy umowa najmu musi być na piśmie? Najem na czas dłuższy niż rok wymaga formy pisemnej. Jeśli jej nie zachowasz, umowa nie jest nieważna, ale traktuje się ją jak zawartą na czas nieoznaczony, co daje najemcy pełną ochronę lokatorską. Dlatego zawsze spisuj umowę.

Czy wystarczy pobrać wzór z internetu? Wzór jest dobrym szkieletem, ale musisz go dopasować: wpisać realne kwoty, terminy, przyczyny wypowiedzenia i dołączyć protokół oraz wykaz wyposażenia. Sam pusty gotowiec nie chroni żadnej ze stron.

Ile może wynosić kaucja? Przy najmie zwykłym maksymalnie dwunastokrotność miesięcznego czynszu, przy okazjonalnym sześciokrotność. Rynkowo to zwykle jedno- lub dwukrotność. Konkretną kwotę ustalacie w umowie.

Muszę iść do notariusza? Przy zwykłym najmie nie. Notariusz jest konieczny tylko przy najmie okazjonalnym, dla oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji i dla poświadczenia podpisu właściciela lokalu zastępczego.

Od kiedy liczy się czternaście dni na zgłoszenie do urzędu skarbowego? Od dnia rozpoczęcia najmu, czyli od wydania lokalu, a nie od podpisania umowy. Termin dotyczy tylko najmu okazjonalnego. Sprawdź aktualne zasady zgłoszenia w swoim urzędzie skarbowym lub w e-Urzędzie Skarbowym.

Co jeśli nie zrobię protokołu? Umowa nadal jest ważna, ale tracisz dowód stanu mieszkania z dnia wydania. W sporze o kaucję to Ty poniesiesz konsekwencje braku protokołu. Zdjęcia z datą to absolutne minimum.

Podstawa prawna

Kodeks cywilny: art. 659 i następne, art. 660, art. 662 i art. 675, art. 673 par. 3. Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego: art. 6, art. 6c, art. 19a-19e. Kodeks postępowania cywilnego: art. 777 par. 1 pkt 4. Konkretne kwoty kaucji, terminy i zasady zgłoszenia do urzędu skarbowego sprawdź w aktualnym brzmieniu ustaw oraz w swoim urzędzie skarbowym, bo bywają aktualizowane.